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Zeiterfassung Einrichtung

Richten Sie ExeoTimeTrack für Ihr Team ein.

Überblick​

ExeoTimeTrack ist das Zeiterfassungsmodul von Exeoflow. Es ermöglicht:

  • Zeiterfassung: Start/Stop oder manuelle Eingabe
  • Projektzeiterfassung: Zeit auf Projekte und Aufgaben buchen
  • Urlaubsverwaltung: Urlaub und Abwesenheiten verwalten
  • Überstunden: Automatische Berechnung
  • Berichte: Detaillierte Auswertungen
  • Export: Für Lohnbuchhaltung und Controlling

Modul aktivieren​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Module
  2. Klicken Sie auf "ExeoTimeTrack"
  3. Klicken Sie auf "Aktivieren"
  4. Folgen Sie dem Einrichtungsassistenten

Grundkonfiguration​

Arbeitszeiten definieren​

  1. Gehen Sie zu TimeTrack → Einstellungen → Arbeitszeiten
  2. Definieren Sie Standard-Arbeitszeiten:
    • Wochenstunden: z.B. 40 Stunden
    • Tägliche Arbeitszeit: z.B. 8 Stunden
    • Arbeitstage: Montag bis Freitag
    • Pausenregelung: Automatische oder manuelle Pausen

Beispiel-Konfiguration:

Montag:     08:00 - 17:00 (8 Stunden)
Dienstag:   08:00 - 17:00 (8 Stunden)
Mittwoch:   08:00 - 17:00 (8 Stunden)
Donnerstag: 08:00 - 17:00 (8 Stunden)
Freitag:    08:00 - 17:00 (8 Stunden)
Samstag:    Frei
Sonntag:    Frei

Pause: 1 Stunde (automatisch bei > 6 Stunden)

Zeiterfassungsmethoden​

Wählen Sie die Erfassungsmethoden für Ihr Team:

Start/Stop-Timer​

  • Benutzer starten und stoppen Timer
  • Automatische Zeitberechnung
  • Ideal für flexible Arbeitszeiten

Aktivierung:

  1. Gehen Sie zu TimeTrack → Einstellungen → Erfassungsmethoden
  2. Aktivieren Sie "Start/Stop-Timer"
  3. Konfigurieren Sie:
    • Automatische Pause nach X Stunden
    • Maximale Timer-Laufzeit
    • Erinnerungen bei laufendem Timer

Manuelle Eingabe​

  • Benutzer tragen Zeiten manuell ein
  • Flexibel für nachträgliche Erfassung
  • Ideal für Projektarbeit

Aktivierung:

  1. Aktivieren Sie "Manuelle Eingabe"
  2. Konfigurieren Sie:
    • Pflichtfelder (Projekt, Beschreibung)
    • Rundungsregeln
    • Genehmigungspflicht

Automatische Erfassung​

  • Erfassung basierend auf Systemaktivität
  • Optional: Kalender-Integration
  • Vorschläge für Zeitbuchungen

Aktivierung:

  1. Aktivieren Sie "Automatische Erfassung"
  2. Installieren Sie Desktop-App (optional)
  3. Konfigurieren Sie Erfassungsregeln

Projekte und Aufgaben​

Projekte anlegen​

  1. Gehen Sie zu TimeTrack → Projekte
  2. Klicken Sie auf "Neues Projekt"
  3. Geben Sie ein:
    • Projektname
    • Kunde (optional)
    • Budget (Stunden oder Betrag)
    • Zeitraum
    • Teammitglieder

Aufgaben definieren​

  1. Öffnen Sie ein Projekt
  2. Klicken Sie auf "Aufgabe hinzufügen"
  3. Definieren Sie:
    • Aufgabenname
    • Beschreibung
    • Geschätzter Aufwand
    • Zugewiesene Personen

Projekt-Kategorien​

Erstellen Sie Kategorien für bessere Organisation:

  • Intern: Interne Projekte
  • Kunde: Kundenprojekte
  • Wartung: Support und Wartung
  • Entwicklung: Neue Features
  • Administration: Verwaltungsaufgaben

Urlaubsverwaltung​

Urlaubskontingente​

  1. Gehen Sie zu TimeTrack → Einstellungen → Urlaub
  2. Definieren Sie Standard-Urlaubstage:
    • Jahresurlaub: z.B. 30 Tage
    • Übertragbare Tage: z.B. 5 Tage
    • Sonderurlaub: Hochzeit, Umzug, etc.

Urlaubsarten​

Definieren Sie verschiedene Abwesenheitstypen:

  • Erholungsurlaub: Regulärer Urlaub
  • Krankheit: Krankmeldung
  • Sonderurlaub: Bezahlter Sonderurlaub
  • Unbezahlter Urlaub: Ohne Bezahlung
  • Homeoffice: Arbeit von zu Hause
  • Dienstreise: Geschäftsreisen

Genehmigungsprozess​

  1. Gehen Sie zu TimeTrack → Einstellungen → Genehmigungen
  2. Konfigurieren Sie:
    • Genehmiger: Wer genehmigt Urlaub?
    • Vorlaufzeit: Mindestens X Tage im Voraus
    • Benachrichtigungen: E-Mail bei Anträgen
    • Automatische Genehmigung: Für bestimmte Typen

Überstunden​

Überstunden-Regelung​

  1. Gehen Sie zu TimeTrack → Einstellungen → Überstunden
  2. Konfigurieren Sie:
    • Berechnung: Täglich oder wöchentlich
    • Zuschläge: Prozentsatz für Überstunden
    • Maximale Überstunden: Pro Tag/Woche/Monat
    • Abbau: Freizeitausgleich oder Auszahlung

Beispiel-Regelung:

Normale Überstunden (Mo-Fr): 125%
Samstag: 150%
Sonntag/Feiertag: 200%
Nachtarbeit (22-6 Uhr): 125%

Maximale Überstunden: 10 Stunden/Woche
Abbau: Freizeitausgleich bevorzugt

Überstunden-Saldo​

  • Automatische Berechnung
  • Übersicht für Mitarbeiter
  • Warnungen bei Überschreitung
  • Export für Lohnabrechnung

Berichte und Auswertungen​

Standard-Berichte​

ExeoTimeTrack bietet vorgefertigte Berichte:

  • Zeiterfassungsbericht: Alle Zeitbuchungen
  • Projektbericht: Zeit pro Projekt
  • Mitarbeiterbericht: Zeit pro Mitarbeiter
  • Überstundenbericht: Überstunden-Saldo
  • Urlaubsbericht: Urlaubstage und Resturlaub
  • Abwesenheitsbericht: Alle Abwesenheiten

Benutzerdefinierte Berichte​

  1. Gehen Sie zu TimeTrack → Berichte → "Neuer Bericht"
  2. Wählen Sie:
    • Zeitraum
    • Filter (Projekte, Mitarbeiter, etc.)
    • Gruppierung
    • Darstellung (Tabelle, Chart)
  3. Speichern Sie den Bericht für spätere Nutzung

Export-Optionen​

Exportieren Sie Daten in verschiedenen Formaten:

  • Excel: Für weitere Verarbeitung
  • PDF: Für Archivierung
  • CSV: Für Import in andere Systeme
  • DATEV: Für Lohnbuchhaltung

Berechtigungen​

Rollen-Berechtigungen​

Definieren Sie, wer was darf:

Administrator:

  • Alle Einstellungen verwalten
  • Alle Zeiten sehen und bearbeiten
  • Berichte erstellen
  • Export durchführen

Manager:

  • Team-Zeiten sehen
  • Urlaub genehmigen
  • Berichte für eigenes Team
  • Projekte verwalten

Mitarbeiter:

  • Eigene Zeit erfassen
  • Urlaub beantragen
  • Eigene Berichte sehen
  • Projekte sehen

Gast:

  • Nur Lesezugriff
  • Keine Zeiterfassung

Projekt-Berechtigungen​

Steuern Sie Zugriff auf Projekte:

  1. Öffnen Sie ein Projekt
  2. Gehen Sie zu Berechtigungen
  3. Fügen Sie Benutzer oder Teams hinzu
  4. Definieren Sie Rechte:
    • Zeit buchen: Darf Zeit erfassen
    • Bearbeiten: Darf Projekt bearbeiten
    • Berichte: Darf Berichte sehen
    • Verwalten: Volle Kontrolle

Benachrichtigungen​

E-Mail-Benachrichtigungen​

Konfigurieren Sie automatische E-Mails:

  • Tägliche Erinnerung: Zeiterfassung nicht vergessen
  • Wöchentliche Zusammenfassung: Übersicht der Woche
  • Urlaubsantrag: Bei neuen Anträgen
  • Genehmigung: Bei Genehmigung/Ablehnung
  • Überstunden-Warnung: Bei Überschreitung

In-App-Benachrichtigungen​

  • Laufender Timer-Erinnerung
  • Fehlende Zeitbuchungen
  • Genehmigte Urlaubsanträge
  • Projekt-Updates

Mobile App​

Installation​

  1. Laden Sie die Exeoflow App herunter:
    • iOS: App Store
    • Android: Google Play Store
  2. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an
  3. Aktivieren Sie Benachrichtigungen

Mobile Zeiterfassung​

  • Timer starten/stoppen
  • Manuelle Eingabe
  • Offline-Modus
  • GPS-Tracking (optional)

Integrationen​

Kalender-Synchronisation​

  • Google Calendar
  • Outlook Calendar
  • Automatische Zeitvorschläge aus Terminen

Projekt-Tools​

  • Jira: Zeit auf Tickets buchen
  • Asana: Zeit auf Aufgaben erfassen
  • Trello: Zeiterfassung auf Karten

Lohnbuchhaltung​

  • DATEV-Export
  • Lexoffice-Integration
  • CSV-Export für beliebige Systeme

Best Practices​

  • Erfassen Sie Zeit täglich, nicht wöchentlich
  • Nutzen Sie aussagekräftige Beschreibungen
  • Buchen Sie Zeit auf konkrete Projekte/Aufgaben
  • Überprüfen Sie regelmäßig Ihren Überstunden-Saldo
  • Planen Sie Urlaub frühzeitig
  • Nutzen Sie Timer für genaue Erfassung
  • Erstellen Sie regelmäßig Berichte

Troubleshooting​

Timer läuft nicht​

  • Überprüfen Sie Browser-Berechtigungen
  • Aktualisieren Sie die Seite
  • Prüfen Sie Internetverbindung

Zeitbuchung fehlt​

  • Prüfen Sie Filter in der Übersicht
  • Kontrollieren Sie Datum
  • Fragen Sie Administrator

Urlaub wird nicht genehmigt​

  • Prüfen Sie Vorlaufzeit
  • Kontrollieren Sie Resturlaub
  • Kontaktieren Sie Vorgesetzten

Nächste Schritte​